Guide pratique pour l'implantation d'un nouvel outil technologique

La transformation numérique est devenue une priorité pour les organisations cherchant à s’adapter à un environnement en constante évolution. Les départements RH, au cœur de cette révolution, se tournent de plus en plus vers des technologies innovantes pour optimiser leurs processus, améliorer l’expérience des collaborateurs et renforcer leur compétitivité. Pourtant, passer de l’intention à l’action peut s’avérer complexe et intimidant. Comment préparer son organisation à ce changement? Quels outils choisir? Quels sont les pièges à éviter? Ce guide vous accompagne à travers les principales étapes clés pour réussir la digitalisation de votre fonction RH.

Diagnostic de l’existant et des besoins

Avant d’entamer la digitalisation de votre fonction RH, il est crucial de réaliser un diagnostic approfondi de l’état actuel de vos processus RH. Cette étape permet de comprendre vos pratiques actuelles, d’identifier les inefficacités (mais aussi ce qui fonctionne bien!) et de déterminer les besoins réels de digitalisation RH de votre organisation. Pour ce faire, vous pouvez recourir à l’outil de diagnostic élaboré par Emery et al. (2024) qui vous aidera à:

• Analyser en détail vos processus RH existants pour identifier les points forts et les points faibles.
• Évaluer l’état de maturité digitale de vos processus RH pour identifier les axes d’amélioration possibles.
• Classer vos besoins par ordre d’importance et d’urgence (mais aussi en fonction des contraintes de votre organisation et de votre stratégie RH), en vous concentrant sur ceux qui auront le plus grand impact sur vos opérations RH. Cette étape vous permettra d’identifier vos besoins prioritaires.
• Clarifier ou établir un budget précis dès le départ afin de faire des choix qui soient réalistes. Il faut alors penser à inclure tous les coûts associés, tels que l’achat de la solution, l’implémentation, la formation des utilisateurs et la maintenance continue.

Choix de la solution et du fournisseur

Le choix de la solution digitale adéquate et du bon fournisseur est une étape décisive. Cette phase requiert une analyse minutieuse des options disponibles sur le marché, d’autant plus que l’offre ne cesse d’augmenter (1).

• Définissez une liste de vos critères essentiels (p. ex. fonctionnalités, intégration, convivialité, support technique, coût, etc.) qui vous aidera à évaluer les solutions potentielles et à sélectionner les plus pertinentes.
• Utilisez ces critères pour filtrer les solutions disponibles sur le marché et retenez-en au maximum trois ou quatre qui répondent le mieux à vos besoins.
• Demandez des démonstrations des solutions présélectionnées aux fournisseurs pour évaluer leur adéquation à vos besoins et leur facilité d’utilisation. C’est également une occasion d’impliquer quelques futurs utilisateurs pour recueillir leurs impressions et garantir leur adhésion.
• Si possible, faites un benchmark autour de vous afin de récolter des avis d’utilisateurs ou d’organisations ayant adopté cette technologie.

Planifier et préparer l’implantation

Une fois la solution choisie, une planification détaillée est essentielle pour une mise en œuvre sans heurts.

• Élaborez un calendrier de déploiement en définissant les étapes clés, les dates limites et les jalons importants pour maintenir le projet sur les rails.
• Identifiez les ressources nécessaires en déterminant les équipes et les individus impliqués, leurs rôles et responsabilités pour assurer le succès du projet.
• Estimez les impacts de cette nouvelle technologie sur les utilisateurs, tant au niveau des avantages qu’elle représente (p. ex. gain d’efficacité) que des inconvénients (p. ex. temps nécessaire pour se former). Le but étant d’anticiper au maximum ces effets pour être en mesure de limiter les obstacles et de parvenir à maximiser les bénéfices de cette technologie.

Accompagner le changement

L’introductionde nouvelles technologies peut générer des réticences et des résistances. Il est donc essentiel de bien gérer le volet humain de la transformation numérique.

• Engagez vos équipes dès le début du processus pour recueillir leurs préoccupations, suggestions et idées, mais aussi pour les impliquer activement dans le projet. Gardez également en tête que dans le cadre de la digitalisation d’un processus RH, les professionnels RH sont à la fois à l’initiative de ce changement mais aussi impactés par celui-ci. De plus, les managers ainsi que les collaborateurs sont des acteurs clés à ne pas négliger car ils sont déterminants pour la réussite de ce changement. Au besoin, appuyez-vous sur l’ouvrage de Bareil (2009) qui est la référence en matière de gestion du volet humain du changement.
• Formez vos utilisateurs car la formation est essentielle pour garantir une adoption réussie. Prévoyez des sessions de formation adaptées aux différents niveaux d’utilisateurs:
  • Formation initiale: présentation des fonctionnalités principales et des processus.
  • Formation continue: ateliers réguliers pour approfondir les connaissances et traiter les questions spécifiques.
• Communiquez régulièrement et clairement en expliquant les raisons de l’implantation de cette nouvelle technologie, les bénéfices attendus, mais aussi les progrès réalisés à chaque étape pour maintenir l’engagement et la motivation des différents acteurs impactés par ce changement.
• Offrez un soutien continu en mettant en place un support accessible pour aider les utilisateurs à surmonter les difficul - tés initiales et à s’approprier la nouvelle technologie. Fou-r nissez des ressources telles que des guides d’utilisation, des FAQ et un support technique dédié.

Gérer le changement

La phase d’implantation requiert une attention particulière pour éviter les interruptions dans les opérations RH. Voici quelques bonnes pratiques, mais vous pouvez approfondir ce sujet en consultant le livre de Giraud (2021):

• Réalisez des phases de tests pilotes (p. ex. dans une équipe ou un département en particulier) pour identifier et corriger les éventuels problèmes avant le déploiement complet. Cela vous permettra une certaine marge d’erreur et donc, d’amélioration.
• Reconnaissez les succès et récompensez les collaborateurs qui fournissent des efforts pour que cette implantation soit une réussite.
• Mettez en place un suivi pour recueillir les retours des utilisateurs, résoudre les problèmes et ajuster la technologie si nécessaire. Vous devez également vérifier le respect de l’échéancier et du budget établis.

Assurer un suivi, une évaluation et une évolution

Après l’implantation, il est crucial d’évaluer l’efficacité de la nouvelle technologie et d’assurer son optimisation continue.

• Mesurez quantitativement les résultats obtenus à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI). Par exemple, analysez les gains en termes de productivité, de réduction des coûts et d’amélioration des processus pour vérifier que les objectifs initiaux sont atteints.
• Mesurez la satisfaction des utilisateurs à l’égard de la nouvelle technologie afin d’évaluer qualitativement les résultats obtenus.
• Ces deux sources de mesures vous permettront alors d’identifier des axes d’amélioration ou d’ajustements. Il est important que vous adoptiez une approche de perfectionnement continu pour maximiser les bénéfices de la technologie déployée.

En conclusion, l’implantation de nouvelles technologies dans la fonction RH est une démarche complexe mais hautement bénéfique pour les organisations. Toutefois, il est essentiel qu’en amont les différentes conditions de succès soient réunies (p. ex. appui de la direction, ressources disponibles, etc.). En suivant ce guide, vous serez en mesure de planifier, exécuter et optimiser efficacement l’intégration de nouvelles technologies dans votre fonction RH. L’essentiel est d’aligner la technologie avec les besoins stratégiques de votre entreprise, d’assurer une formation adéquate des utilisateurs et de gérer le changement de manière proactive. Avec une approche méthodique et une attention particulière aux détails, vous pourrez transformer votre fonction RH et en faire un levier stratégique pour l’ensemble de l’organisation.

Référence + coverbildEmery, Y., Gonin, F., Audrin, B., & Dima, J. (2024). Gérer et développer les ressources humaines: Un modèle intégré par processus, pour passer à l’action. PPUR.

(1) https://www.fortunebusinessinsights.com/human-resource-hr-technology-ma…