Six étapes pour préparer vos données sur la main-d’œuvre aux nouvelles exigences suisses en matière de rapports ESG

À partir de l’exercice 2023, les grandes entreprises basées en Suisse sont soumises à de nouvelles obligations de reporting non financier en vertu du contre-projet indirect du Conseil fédéral concernant les nouvelles règles en matière d’ESG (Environnement, Social et Gouvernance). En outre, l’UE a introduit des exigences similaires qui s’étendront à de nombreuses entreprises suisses exerçant des activités commerciales dans l’UE.

Ces nouvelles exigences relatives au reporting posent aux entreprises de nouveaux défis liés à la collecte de données concernant leur personnel et leurs fournisseurs. De nombreux responsables des ressources humaines doivent encore définir leur approche. Dans cet article axé sur la pratique et les solutions, Johannes Smits, associé People and Organisation chez PwC Suisse, décrit les six étapes clés permettant de mettre en place avec succès un tel programme de reporting sur la main-d’œuvre et la chaîne d’approvisionnement. Il explique également comment les responsables RH peuvent tirer parti de ces précieuses informations analytiques pour améliorer leurs performances ESG sur les principaux facteurs liés à la main-d’œuvre.

La plupart des informations sur la durabilité sont souvent reléguées aux relations avec les investisseurs, de nature essentiellement qualitatives et axées sur le « E » de ESG. Les nouvelles exigences de reporting apportent deux changements majeurs. Tout d’abord, sur le plan qualitatif, les entreprises doivent indiquer les points à améliorer en matière de personnel et la manière dont elles comptent mettre en œuvre les améliorations prévues. Deuxièmement, les rapports financiers doivent être rigoureux, c’est-à-dire que les données communiquées doivent être cohérentes, actualisées, fondées sur des faits et vérifiables.

La bonne nouvelle, c’est que cette approche présente de nombreux avantages. Elle permet notamment de réduire les risques, d’améliorer l’accès aux capitaux, ainsi que d’attirer et de retenir les talents. Les étapes clés suivantes vous aideront à intégrer efficacement les principaux paramètres relatifs à la main-d’œuvre et à la chaîne d’approvisionnement dans le cadre des rapports ESG et à obtenir les résultats positifs escomptés.

1. Passer d’une approche cloisonnée à une planification et un reporting transversaux

Il est essentiel que les responsables des ressources humaines collaborent avec la direction générale et les fonctions clés de l’entreprise de manière à comprendre les rapports relatifs à la main-d’œuvre et à la chaîne d’approvisionnement. Idéalement, la constitution d’une équipe transversale permettra de fournir des orientations sur les nouvelles exigences en matière de reporting, par exemple en ce qui concerne le reporting financier, la gestion des risques, les relations avec les investisseurs, les aspects juridiques et de conformité, l’approvisionnement et les ressources humaines. Cette approche permettra d’obtenir une vue d’ensemble des processus de reporting disponibles et des sources de données, et d’identifier les domaines dans lesquels l’entreprise manque d’informations.

2. Identifier les aspects les plus importants

Évaluer les aspects humains qui sont complexes, multidimensionnels et parfois intangibles peut s’avérer difficile. Pour éviter de sous-investir ou de surinvestir, il est important de définir quels sont les aspects les plus importants liés à la main-d’œuvre et à la chaîne d’approvisionnement pour les principales parties prenantes, telles que les investisseurs, les autorités de réglementation et le personnel. Cela peut être déterminé, par exemple, au moyen d’évaluations de la « double matérialité ». Vous pouvez ainsi évaluer les questions qui doivent être traitées en priorité et allouer des ressources en conséquence.

Les questions typiques liées aux droits humains comprennent le travail des enfants et le travail forcé, en particulier dans la chaîne d’approvisionnement, mais aussi l’égalité des salaires pour un travail égal, l’égalité des chances ainsi que la santé et la sécurité. Les nouveaux règlements de l’UE exigeront que les entreprises fassent également rapport sur des sujets tels que des salaires assurant des conditions d’existence convenables, la parité hommes-femmes, les personnes en situation de handicap, la formation et le développement du personnel, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les incidents et les procédures de traitement des plaintes, la protection sociale et le dialogue social (par exemple, dans le contexte de crises telles que celle du COVID-19).

3. Analyser les données disponibles sur la main-d’œuvre

Pour éviter de « réinventer la roue », examinez les données dont vous disposez sur la main-d’œuvre, ainsi que leur fiabilité pour rendre compte de questions relatives au personnel, telles que les efforts de votre organisation pour recruter et gérer une main-d’œuvre diversifiée et qualifiée ou développer le bien-être du personnel. Il est tout aussi important d’identifier les lacunes en matière d’information et de les combler. En établissant un rapport complet sur les questions ESG liées au personnel, les responsables RH constateront probablement que certains points sont positifs, tandis que d’autres sont susceptibles d’être améliorés. Dans les domaines où il existe des lacunes, il convient d’élaborer des plans d’amélioration mesurables dans le cadre des nouvelles exigences en matière de reporting.

4. Inclure tous les éléments de la chaîne de valeur dans votre périmètre de reporting

Le paysage réglementaire international continue d’évoluer et une grande partie de la réglementation de l’UE en matière de durabilité conditionnera celle de la Suisse. Pour répondre à ces nouvelles exigences et prévenir d’éventuelles responsabilités, il est essentiel d’étendre le périmètre de reporting à vos fournisseurs. Assurez-vous qu’ils respectent les droits humains, et notamment, mais pas exclusivement, qu’ils n’aient pas recours au travail forcé ou au travail des enfants, et que vos fournisseurs respectent les principes de diversité, d’équité et d’inclusion (DE&I), tels que l’égalité en matière de rémunération et l’égalité des chances pour tous.

5. Automatiser la collecte des données et l’établissement des rapports

L’automatisation et, si possible, l’intégration des nouveaux processus de reporting RH dans les systèmes actuels présentent des avantages considérables. Cela permet, par exemple, de s’assurer que les données soient consolidées en un seul endroit (par exemple, dans un « lac de données »), afin de faciliter une collecte de données rapide et complète, tout en simplifiant l’analyse. Le fait de piloter et de tester le processus de collecte et de communication des données réduira considérablement les risques. Les organisations présentent naturellement des niveaux de maturité, de complexité et de taille très différents. C’est pourquoi les responsables RH devraient maintenir des objectifs ambitieux, tout en définissant une feuille de route réalisable sur plusieurs années et en prenant des mesures réalistes pour y parvenir.

6. Communiquer les résultats

Inventoriez vos initiatives ESG actuelles en matière de personnel et publiez-en les résultats. Faites part de vos réussites ainsi que des domaines dans lesquels des efforts supplémentaires sont encore nécessaires, tels que l’amélioration des programmes de mise en œuvre des principes de diversité, d’équité et d’inclusion ou le renforcement du bien-être du personnel. Les responsables RH devraient communiquer ouvertement les défis qu’ils rencontrent et la manière dont ils y font face.

Évaluez votre situation actuelle, formulez vos ambitions ainsi que les initiatives et les ressources que vous allez déployer pour combler les lacunes. Les ressources humaines témoignent ainsi de leur leadership et de leur capacité d’anticipation. Faire preuve de réalisme renforcera votre crédibilité et votre proposition de valeur en tant qu’employeur. La plupart des employeurs sont confrontés à une pénurie de main-d’œuvre qualifiée. Notre enquête sur les espoirs et les craintes, menée en Suisse et à l’étranger auprès de 52 000 personnes, montre clairement que la prochaine génération de talents préfère travailler pour des entreprises et organisations qui se soucient de leur personnel et de la planète.

Agir maintenant afin de garantir le succès

Nous recommandons vivement aux responsables RH de planifier et de mettre en œuvre en priorité leurs nouveaux programmes de reporting ESG. N’attendez pas que les choses évoluent. Plus ces programmes seront lancés tôt, plus vous serez en mesure de respecter les délais et de bénéficier des avantages escomptés.