Temps de travail: ce que les entreprises doivent savoir

Pourquoi il est-il important d’enregistrer le temps de travail? Comment procéder? Quelles sont les méthodes les mieux adaptées à chaque entreprise? Voilà autant de questions auxquelles le guide «4 méthodes pour saisir le temps de travail» vise à répondre. Celui-ci vient d’être publié gratuitement par l’éditeur du logiciel RH tipee.ch, spécialisé en la matière. Les explications de son directeur Jean-Marc Fillistorf.

Pourquoi avez-vous rédigé ce guide?

Jean-Marc Fillistorf: Les employeurs savent qu’ils doivent enregistrer le temps de travail de leurs équipes, mais cela reste un sujet un peu diffus. Ils ne savent pas toujours s’ils font tout juste. Pour rappel, les entreprises ont l’obligation de documenter et de conserver les horaires de leurs employés pendant une durée de cinq ans. La gestion du temps de travail demeure une question fondamentale, et souvent très émotionnelle dans les rapports entre employeurs et salariés. D’un côté les entreprises ne veulent pas payer des heures dans le vide, et de l’autre les collaborateurs peuvent ressentir de la démotivation en cas d’heures «volées».

Plus on gère ce sujet correctement, moins on risque de problèmes. D’autant plus qu’il concerne 90% des salariés en Suisse. Les 10% restants peuvent se contenter de saisir un total de la journée. Enfin, seuls les travailleurs touchant un salaire brut annuel de plus de 120’000 francs et disposant d'une grande autonomie dans l'organisation de leur travail et l'aménagement de leurs horaires peuvent renoncer complètement cette pratique. Cette exception concerne moins de 1% des personnes actives en Suisse.

Votre document présente quatre méthodes de saisie du temps de travail. En quoi se distinguent-elles?

Il y a d’abord la timbreuse physique, que l’on peut installer à l’entrée ou à chaque étage de ses locaux. Elle permet un contrôle simple et précis à l’aide d’un badge. Contrairement aux timbreuses d’usine d’antan, les modèles actuels transmettent les données à une application qui calcule automatiquement les soldes. Cela permet aux RH d’observer immédiatement les anomalies et d’anticiper les problèmes, et aux employés d’avoir un suivi au plus juste sur les minutes ou les heures en plus qu’ils effectuent.

La petite sœur de cette méthode, c’est le timbrage sur ordinateur ou sur smartphone, qui est donc adapté tant aux employés à distance qu’aux personnes sur le terrain. Un simple clic via une plateforme web permet l’enregistrement des horaires. C’est une méthode qui se combine bien avec des relevés de temps (timesheets), qu’il s’agisse d’un cabinet d’avocat ou d’une entreprise artisanale active sur plusieurs chantiers durant la même journée.

Une troisième variante, c’est la saisie manuelle, qui s’avère pratique lorsqu’un collaborateur a oublié de timbrer à son arrivée. Le responsable peut ensuite valider les données après coup. Cela reste une approche plutôt transitoire, par exemple pour une entreprise qui vient tout juste de se décider à remplacer les fichiers Excel.

Enfin, il y a ce qu’on appelle le planifié qui devient l’effectif. Cette méthode est utile si les employés ont des horaires de travail réguliers et qu’ils les respectent. Une saisie manuelle est alors effectuée uniquement en cas d’exception.

Comment se répartit le recours à des différentes méthodes parmi vos clients?

Environ 70% d’entre eux optent pour le timbrage systématique, 25% pour le planifié effectif et 5% pour la saisie manuelle. Certains d’entre eux combinent différentes méthodes: par exemple dans le cas d’un commerce qui va proposer le timbrage à ses employés administratifs, le planifié effectif à ses vendeurs et l’application sur smartphone à ses livreurs.

Est-ce que vous observez aujourd’hui un regain d’intérêt par rapport à ce sujet?

Oui, en particulier en raison du développement du télétravail, des horaires flexibles et du temps partiel. La crise sanitaire a bien sûr accéléré l’essor de ces trois phénomènes. Les horaires flexibles sont devenus une pratique assez commune dans les métiers du tertiaire. On observe aussi que les changements de taux d’activité sont de plus en plus fréquents, par exemple le cas de jeunes papas qui souhaitent diminuer temporairement leur pourcentage à la naissance de leur enfant. Devoir gérer les soldes horaires ou de vacances à l’aide d’un cahier ou d’un simple tableur est devenu de plus en plus compliqué.

Télécharger gratuitement le guide «4 méthodes pour saisir le temps de travail» sur le lien suivant