Aus-, Weiterbildungs- und Umschulungskosten: Worauf Arbeitgeber achten sollten

Mit der Umsetzung des Bundesgesetzes über die steuerliche Behandlung der berufsorientierten Aus- und Weiterbildungskosten änderte sich schon 2016 die Abwicklung bei der Kostenübernahme von Aus- und Weiterbildung sowie Umschulung.

Demnach sind Kosten, die der Arbeitgeber direkt an Dritte bezahlt, steuerfrei und für den Arbeitgeber abzugsfähig. Der Steuerpflichtige hingegen kann selbst bezahlte Kosten jährlich nur bis max. 12 000 Franken geltend machen (auf Bundes­ebene und in den meisten Kantonen, ausser BS und TI). Mit dem Gesetz wurde zudem der Geltungsbereich auf berufsorientierte Ausbildungen und Umschulungen erweitert.

Voraussetzung ist, dass ein erster Abschluss auf Sekundarstufe II (allgemeinbildende oder berufsbildende Lehrgänge nach Absolvierung der obligatorischen Schulzeit) vorliegt oder das 20. Lebensjahr vollendet ist. Ausserdem darf es sich nicht um Ausbildungskosten bis zum Erstabschluss handeln.

Vor 2016 wurden Weiterbildungskosten immer wieder unterschiedlich interpretiert. Denn diese waren beim Mitarbeitenden zu einem Abzug zugelassen. Arbeitgeberseitig bezahlte Ausbildungskosten rechneten die Behörden dem Steuerpflichtigen eventuell auf, wenn sie davon erfuhren. Zudem variierten die Betragshöhen je nach Kanton.

Bisher: Regelung seit 2016

Seit dem Steuerjahr 2016 muss der Arbeitgeber die berufsorientierten Aus-, Weiterbildungs- und Umschulungskosten auf dem Lohnausweis nur noch dann unter Ziffer 13.3 ausweisen, wenn die Rechnung nicht auf ihn lautet und nicht direkt von ihm bezahlt wird. Dies ist eine erhebliche Erleichterung, denn der Arbeitgeber kann verlangen, dass die Rechnung auf ihn ausgestellt wird, und diese direkt begleichen. Die Regelung klärt zudem die Handhabung unklarer Unterstützungszahlungen bei Quellensteuerpflichtigen.

Im Kreisschreiben Nr. 42 der Eidgenössischen Steuerverwaltung «Steuerliche Behandlung der berufsorientierten Aus- und Weiterbildungskosten» finden sich Feinheiten bei der Geltendmachung von Geschäftsaufwand und für die Behandlung beim Steuerpflichtigen. Es wurde am 30. November 2017 publiziert. Darin gelten Beratungsleistungen, Berufs-, Studien- und Karriereberatung, Coaching sowie Training als «nicht berufsorientiert», wenn sie vor allem auf eine einzelne Person zugeschnitten sind, ebenso Anlässe zu Unterhaltung, Erlebnis, Geselligkeit, Sport und Hobby. Werden derartige Kosten durch den Arbeitgeber veranlasst und durch diesen bezahlt, sollen sie dennoch als Geschäftsaufwand geltend gemacht werden können. Bezahlt hingegen der Steuerpflichtige solche Aufwendungen, sind diese nicht als Aus- und Weiterbildung abzugsfähig – allenfalls als übrige Berufskosten. Weiter findet sich nun die Regelung, dass wenn ein neuer Arbeitgeber für Kosten von bereits abgeschlossenen berufsorientierten Aus- und Weiterbildungen aufkommt, dies grundsätzlich steuerbare Einkünfte beim Mitarbeitenden sind. Diese müssen demnach auf dem Lohnausweis unter Ziffer 2.3 ausgewiesen werden.

Neu: Subjektfinanzierung

Mit der Subjektfinanzierung will der Bund die Aus- und Weiterbildung systematisch fördern. Die Änderungen des Berufsbildungsgesetzes (BBG) vom 16. Dezember 2016 und die Anpassungen der Berufsbildungsverordnung (BBV) vom 15. September 2017 traten am 1. Januar 2018 in Kraft. Dadurch müssen die Arbeitgeber ihre Aus- und Weiterbildungsreglemente und internen Abläufe nun erneut anpassen.

Kursabsolventen, die sich auf eidgenössische Berufsprüfungen oder eidgenössische höhere Fachprüfungen vorbereiten, können das Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) um Bundesbeiträge ersuchen. Die Zusammenstellung der zuschussberechtigten Weiterbildungskurse ist auf deren Internetseite zu finden. Kurse, die nach dem 1. Januar 2017 angelaufen sind, die Voraussetzungen für die Zuschüsse erfüllen und nicht kantonal subventioniert wurden, sind bereits zuschussberechtigt. Kurse, die nach dem 1. August 2017 begonnen haben, hat der Kanton höchstwahrscheinlich nicht subventioniert.

Die Zuschüsse werden direkt an die Kursteilnehmer ausbezahlt. Eine Voraussetzung dafür ist, dass der Mitarbeiter die Gebühren selber bezahlt und die Rechnung des Ausbildungsinstituts auf ihn ausgestellt wird. Der Teilnehmer stellt den Antrag zur Kostenübernahme, nachdem er die eidgenössische Prüfung abgelegt hat. Dann erhält er maximal 50 Prozent der anrechenbaren Kursgebühren zurückerstattet – ganz gleich, ob er die Prüfung bestanden hat oder nicht. Allerdings muss der steuerliche Wohnsitz zum Zeitpunkt der Eröffnung der Verfügung über das Bestehen oder Nichtbestehen der eidgenössischen Berufsprüfung oder der eidgenössischen höheren Fachprüfung in der Schweiz sein. Die Nationalität des Kursteilnehmers spielt keine Rolle.

Regelungsbedarf

Die maximale Rückvergütung beträgt 50 Prozent der anrechenbaren Kursgebühren und höchstens 9500 Franken für eidgenössische Berufsprüfungen oder 10 500 Franken für eidgenössische höhere Fachprüfungen. Nicht zuschussberechtigt sind die eigentlichen Prüfungsgebühren sowie Spesen für Reisen, Verpflegung und Übernachtung. Bei niedrigen Einkommen bestehen zudem Möglichkeiten von Teilzahlungen durch das SBFI vor Ablegung einer Prüfung. Die Arbeitgeber sind gut beraten, diese Neuerungen in ihre Bestimmungen zur Unterstützung ihrer Mitarbeitenden einfliessen zu lassen. Gewährt man nun eher Zeit, als dass man die eigentlichen Kurskosten bezahlt, wenn diese von der Subjektfinanzierung betroffen sind?

Weitere zu regelnde Bereiche sind der Umgang mit Prüfungsgebühren, Reisespesen sowie Übernachtungs- und anderen Kosten. Übernimmt diese der Arbeitgeber, muss er sie ebenfalls auf dem Lohnausweis bescheinigen.

Nicht von der Subjektfinanzierung betroffen sind beispielsweise ein- oder mehrtägige Seminare, Sprachkurse oder interne Kurse oder generell Mitarbeitende ohne Wohnsitz in der Schweiz, weil kein Anspruch auf Subjektfinanzierung besteht.

Denkanstoss

Die Hauptfrage ist natürlich, inwieweit sich nun die Arbeitgeber verpflichten, Kosten zu übernehmen, die nicht durch den Bund finanziert werden, etwa im Falle eines Weiterbildungsabbruchs, von beim SBFI mangelhaft eingereichten Unterlagen oder bei Arbeitgeberwechsel. Ebenfalls zu klären sind weitere Fragen: Gewährt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Darlehen für den Teil der Aus- und Weiterbildung, der erst später durch das SBFI zurückerstattet wird? Wie stellt er sicher, dass der Mitarbeiter während der Ausbildung keinen Antrag auf Teilbeträge stellt? Und wie geht er bei Austritt vor, damit das Darlehen zurückbezahlt wird? Die Antworten auf diese und ähnliche Fragen muss der Arbeitgeber schliesslich rechtlich, in der Lohnbuchhaltung und in der Lohnausweiserstellung korrekt abbilden. Ebenfalls wünschenswert ist eine Information an die Mitarbeiter, wie sie diese Fälle in der Steuererklärung deklarieren müssen. Erhält zum Beispiel ein Mitarbeitender eine Zahlung vom SBFI und erstattet er damit den bevorschussten Betrag an den Arbeitgeber zurück, muss der Arbeitgeber die Rückzahlung bescheinigen. Die Zahlung vom SBFI ist beim Steuerpflichtigen steuerbares Einkommen, das er entsprechend deklarieren muss.

Diese Ausführungen verstehen sich als Denkanstoss. Die Umsetzung der Subjektfinanzierung ist firmenindividuell und soll auf jeden Fall gesetzeskonform ausgestaltet sein. Nur so lassen sich Probleme für das Unternehmen und den Mitarbeiter vermeiden.