Tools lösen keine Recruiting-Probleme

Die Fachwelt scheint sich einig zu sein: In einer zunehmend digitalen Welt muss sich auch die HR-Branche automatisieren, um die Talentsuche künftig noch einfacher, schneller und passgenauer zu gestalten. So gelten künstliche Intelligenz (KI) und Algorithmen als probate Mittel, um die Recruiter von zeitraubenden Routine-Aufgaben zu entlasten, indem sie die Bewerbungsunterlagen nach vordefinierten Merkmalen überprüfen und eine Auswahl geeigneter Talente präsentieren. Zur Aggregation und Darstellung von Bewerberdaten genutzt, sollen Big Data und Predictive Analytics den Unternehmen objektivere Personalentscheidungen ermöglichen.

Online-Assessments empfehlen sich zur Negativselektion, da sie diejenigen Kandidaten automatisch identifizieren, welche die folgenden Auswahlstufen ohnehin nicht überstehen würden. Diese Liste liesse sich beliebig fortsetzen – und würde noch eine ganze Reihe moderner Recruiting-Tools zutage fördern, die als zentrale Treiber einer erfolgreichen Personalbeschaffung gelten.

Anderer Blickwinkel nötig

Allerdings täten die HR-Spezialisten gut daran, einen differenzierten Blick auf den tatsächlichen Nutzen dieser Recruiting-Technologien zu werfen – gerade was Unternehmen unterschiedlicher Grössenordnungen betrifft. So kann der Einsatz von KI und Algorithmen von grossem Vorteil sein, wenn es um die Bewertung und Vorauswahl von Kandidaten bei massenhaft eingehenden Stellenbewerbungen geht.

Das ist aber meist nur bei Grossunternehmen der Fall. Sie können durch den Einsatz spezieller Software-Lösungen vermeiden, dass sich ihre HR-Manager mühsam durch Berge von Anschreiben quälen und eine Vielzahl einzelner Bewerberprofile analysieren und miteinander vergleichen müssen. Für Konzerne bietet es sich daher an, die Selektionsprozesse möglichst vollständig zu automatisieren.

Anders bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU): Sie kämpfen zunehmend mit dem Problem, immer weniger Bewerbungen zu erhalten. Das bestätigt auch eine Studie der Credit Suisse.¹ Demnach gab ein Viertel der KMU in der Schweiz an, vom Fachkräftemangel akut betroffen zu sein. Hochgerechnet sind das 90 000 KMU. Mehr als die Hälfte der rekrutierenden Firmen hat Mühe, geeignete Kandidaten für offene Stellen zu finden.

Statt über den Einsatz der richtigen Tools und Techniken im Recruiting nachzudenken, sollten KMU daher besser die organisatorischen Voraussetzungen schaffen, um passende Bewerber auf sich aufmerksam zu machen und für sich zu gewinnen. Das erscheint umso dringlicher, als dass sich der klassische Arbeitsmarkt längst zum Bewerbermarkt entwickelt hat, in dem die Entscheidungsmacht bei den Kandidatinnen und Kandidaten und nicht mehr bei den Unternehmen liegt.

Persönlich und transparent

Gerade für mittelständische Unternehmen ist nichts wichtiger als der persönliche Kontakt zu den Bewerbern. Interessenten fühlen sich nur dann wertgeschätzt, wenn sie als einzigartige Persönlichkeit behandelt werden. Noch bevor ein erster Kontakt zustande kommt, sollten sich die Recruiter daher intensiv mit dem Profil von Kandidaten auseinandersetzen, um diese gezielt ansprechen zu können. Denn wer begehrte Talente für sein Unternehmen und die zu besetzende Stelle gewinnen will, sollte von der ersten Minute an konkrete Aussagen machen und alle entstehenden Fragen kompetent beantworten können – am besten in enger Zusammenarbeit mit der anfordernden Fachabteilung.

Im laufenden Bewerbungsprozess ist es dann ratsam, die Interessenten jederzeit über den aktuellen Stand auf dem Laufenden zu halten – ob per E-Mail oder telefonisch. Ganz wichtig ist, dass Unternehmen höchsten Wert auf eine kurze Time-to-hire legen: Zwischen erster Kontaktaufnahme und Vertragsabschluss sollten nicht mehr als drei Wochen vergehen. Wenn also eine Fachabteilung in ihrer ersten Rückmeldung konkretes Interesse an Bewerbern bekundet, empfiehlt es sich, mit den Vorstellungsgesprächen nach spätestens acht Werktagen zu starten. Am besten vereinbaren die HR-Manager dazu mit den Fachabteilungen fixe, wöchentlich wiederkehrende Recruiting-Days. Eventuell genügt zur Entscheidungsfindung ein einziges Vorstellungsgespräch, das allerdings sehr gut vorbereitet sein muss. Denn wer das nicht tut, läuft Gefahr, Kandidatinnen und Kandidaten an den Wettbewerb zu verlieren.

So 
liegen Fach- und Führungskräften, die sich beruflich verändern wollen, heute meist mehrere interessante Angebote vor. Lässt sich ein Unternehmen beim Recruiting zu viel Zeit, verlieren viele Bewerber das Interesse und springen ab.

Mit schwerwiegenden Folgen für die Unternehmen, denen vakante Stellen die eigene Zukunftsfähigkeit kosten können. So wirkt sich ein allgemeiner Fachkräftemangel besonders negativ auf die Qualität des Wirtschaftsstandorts Schweiz für KMU aus, wie Oliver Adler, Autor der Credit-Suisse-Studie, unterstreicht.¹ Gerade der Mittelstand leidet unter den hohen Umsatzeinbussen, die der Fachkräftemangel verursacht. Hinzu kommen stockende Geschäftsprozesse, unzureichende Produktionsvolumen und verzögerte Lieferungen an die Kunden.

Zudem fehlt es in den Arbeitsteams an Führungskraft, Expertise und Kreativität, was die Fehlerquote und Frustration der Mitarbeitenden deutlich steigen und die Arbeitsmoral sinken lässt. Dauern Einstellungsprozesse zu lang, leidet überdies der Ruf der Arbeitgebermarke. Dies hat wiederum zur Folge, dass der Bewerbungseingang geeigneter Kandidaten weiter abnimmt. So wirken sich Vakanzen als gefährlicher Bremsklotz für Wertschöpfung, Innovation und Wachstum eines Unternehmens aus.

Mit Arbeitgebermarke punkten

Eine weitere wichtige Aufgabe der KMU ist der Aufbau einer unverwechselbaren Arbeitgebermarke und einer klaren Werthaltung. Dafür bietet es sich an, die Mitarbeitenden aller Fachbereiche im Rahmen regelmässiger Kultur-Workshops mit der Kernfrage: «Wofür steht unser Unternehmen?» zu konfrontieren und auf Basis der Ergebnisse ein einzigartiges Firmenimage zu formulieren. Wie aktuelle Studien zeigen, lassen sich die Fachkräfte von einer Arbeitgebermarke locken, die neben einer leistungsgerechten Bezahlung und Jobsicherheit vor allem ein gutes Betriebsklima bieten kann.

Dieses wiederum muss durch klare Unternehmenswerte und einen respektvollen Umgang mit den Mitarbeitenden geprägt sein. So achten künftige Mitarbeitende vor allem auch auf Ehrlichkeit und Authentizität. Schönfärbereien und offensichtliche Lügen über Social-Media-Kanäle und einschlägige Bewertungsportale lassen sich heute schnell entlarven und kommen nicht gut an. Ebenso wenig macht es Sinn, in Stellenanzeigen mit Standardphrasen wie «gutes Betriebsklima», oder «ausgezeichnete Karrierechancen» für sich zu werben.

Transparenz über die Arbeitskultur ist somit wichtig, um gezielt nach Kandidaten Ausschau halten zu können, die die eigenen Werte, Normen und Einstellungen teilen. Stichwort: Cultural Fit. So können Stellenbesetzungen nur dann gelingen, wenn neben der fachlichen Eignung der Kandidaten (Professional Fit) auch auf die kulturelle Passung geachtet wird. Cultural Fit verbessert das Onboarding und die Motivation von Mitarbeitenden und trägt dazu bei, die Personalfluktuation spürbar zu senken.

Fazit

Die Ausführungen zeigen: So nützlich Tools und Techniken für bestimmte Aufgaben in der Personalbeschaffung auch sein mögen, so wenig erscheinen sie geeignet, die massiven Recruiting-Probleme zu lösen, die durch die Globalisierung, den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel vor allem bei KMU entstanden sind. So kann der Einsatz von KI und Algorithmen in der Welt von Konzernen und grossen Unternehmen durchaus nützlich sein, wenn es um die Vorauswahl massenhaft eingehender Bewerbungen geht.

KMU jedoch müssen zuallererst die organisatorischen Weichenstellungen vornehmen, um als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Neben deutlich verkürzten, individuell auf die Bewerber zugeschnittenen Bewerbungsprozessen gehört dazu eine Unternehmenskultur, die durch klare Werte und einen personenbezogenen Umgang mit den Mitarbeitenden geprägt ist.

Quelle:

¹ Credit Suisse, «Strategien gegen den Fachkräftemangel», 2017

Buchtipp: Recruiting Mindset

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Digitalisierung, Globalisierung, demografischer Wandel und Fachkräftemangel verändern die Arbeitswelt in nie gekanntem Ausmass. So hat sich der Arbeitsmarkt in den vergangenen Jahren zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt, in dem sich die Unternehmen selbst aktiv um qualifizierte Mitarbeitende bewerben müssen.

Das Buch zeigt, wie sich diese Herausforderung mit einem neuen Recruiting Mindset meistern lässt – von innovativen Recruiting-Methoden über Employer Branding bis zu einem Rollenverständnis, das die Personaler weg von Verwaltern hin zu Machern und anerkannten Business-Partnern führt.

Recruiting Mindset – Personalgewinnung in Zeiten der Digitalisierung, Haufe Verlag, 160 Seiten, März 2019.