Umnutzen statt aufgeben

«Wer Macht hat, zeigt es in der Architektur», ­konstatiert Handelszeitungs-Redakteur David Torcasso in seinem Artikel «Die Traumschlösser der Tech-Giganten» vom 25. Februar 2021. In der Tat stampften Facebook, Apple, Amazon und Google in den USA ein gigantisches Bauwerk nach dem anderen aus dem Boden. Alle mit der Absicht, Mitarbeitende zurück ins Unternehmen zu holen und in normalen Zeiten mit allerlei Freizeitaktivitäten auf den Campus zu halten. Eine Entwicklung, die aufhorchen lässt: Wie wir arbeiten bestimmt, wie Büroräumlichkeiten gestaltet ­werden.

Im Gegensatz zu den Bestrebungen der US-Tech-Giganten befindet sich hybrides Arbeiten in der Schweiz im Aufschwung. Darauf weisen verschiedene Studien hin, in denen sich Arbeitnehmende mehrheitlich eine hybride Arbeitsweise wünschen. Dass Arbeitgebende für dieses Anliegen ein offenes Ohr haben, zeigt der «Hybrid Work Compass» der Universität St. Gallen, für den 841 Firmen in der Schweiz befragt wurden. Gemäss dieser Studie entwickeln rund 75 Prozent der befragten Betriebe zurzeit ein hybrides Arbeitsmodell, während 17 Prozent dieses Arbeitsmodell schon nutzen. Nur 7 Prozent haben sich noch nicht damit auseinandergesetzt.

Stagnierender Büromarkt

Wie viel Bürofläche ein Unternehmen beansprucht, hängt nicht nur vom Arbeitsmodell ab, sondern auch von der Anzahl neu geschaffener Stellen, wie dem «Immo-Monitoring 2021» der Immobilienberatung Wüest Partner zu entnehmen ist. Rund 36'300 neue Bürojobs sind gemäss Report 2020 entstanden.

Hauptsächlich in der Finanz- und Versicherungsbranche, der IT, dem Grundstücks- und Wohnungswesen sowie der Unternehmensverwaltung und -beratung. Trotzdem stagniert die Nachfrage nach Büroflächen aufgrund der wirtschaftlichen Unsicherheit und auch die Vertragslaufzeiten bei Mietabschlüssen haben sich verkürzt. Betrugen diese bei Neubauprojekten 2019 noch knapp 15 Jahre, waren es 2020 nur noch 12. Lediglich kleinere Büroflächen bis zu 200 Quadratmetern sind gleich stark gefragt wie vor Pandemie-Ausbruch. Diese Entwicklung schlägt sich in den Büro-Mietpreisen nieder, die sich schweizweit um 0,5 Prozent verringerten. In den mittelgrossen Schweizer Städten war der Preisverfall überdurchschnittlich: Dort sanken sie sogar um 1,7 Prozent.

Da zudem die bewilligten Neubauten im Vor­jahresvergleich um 23 Prozent zunahmen und sich die Büroflächen in der Schweiz dadurch erhöhen werden, rechnet der Immobilienberater trotz wachsender Belegschaften mit weiteren «Mietpreiszugeständnissen». Nicht jedoch an guten Lagen: «Angesichts fehlender Anlagealternativen ist der Ansturm der Investoren zum Kauf von ­Bürogebäuden an guten Lagen gross. Entsprechend ist bei solchen Objekten mit keinem Preisrückgang zu rechnen», sagt Jörg Schläpfer, Leiter Makroökonomie bei Wüest Partner. Diese Einschätzung teilt Renato Piffaretti, Leiter Immobilien Schweiz von Swiss Life: «Büroflächen an zentralen Lagen sind weiterhin gefragt.»

Noch gehören fixe Mietpreise zum Standard, es zeichnen sich aber auch neue Modelle ab. Beispielsweise Managementverträge, die Immobilieneigentümer am Unternehmenserfolg des Mietenden beteiligen, weiss Sabine Ehm, Thought Leader und Research Manager beim Workplace-Analytiker Locatee. Als Ersatz für langfristige Mietverträge sieht Patrick Benz, Country Manager des Büromöbelherstellers Bene, eher die Vermietung komplett eingerichteter Büroflächen mit einer Mindestmietdauer von sechs Monaten. Ganz wegzudenken sind langfristige Mietverträge für Remo Stahl vom Unternehmen Maison (Schweiz), das Arbeitsplätze und Büros kurzfristig vermietet, trotz dieser Alternativen nicht: «Je höher der Betrag ausfällt, den eine Firma in Büroräumlichkeiten investiert, desto länger sollte die Mietdauer betragen, damit sich diese Investitionen lohnen.»

Umnutzen statt Mietvertrag kündigen

Statt aufgegeben würden Büros eher umgenutzt, sagt Swiss-Life-Experte Piffaretti: «Rechnete ein Mieter früher mit acht bis zehn Quadratmetern pro Arbeitsplatz, benötigt ein Unternehmen heute vielleicht nur noch 50 bis 70 Prozent dieser Arbeitsbereiche, zusätzlich aber auch Orte, an denen sich Mitarbeitende austauschen.

In der Summe bleibt der Flächenbedarf aber gleich», sagt Piffaretti. Aus diesem Grund mieten Arbeitgebende statt Raumreserven nur noch den effektiv benötigten Platz, den sie aber leicht aufstocken können. «Deshalb schaffen viele Immobilienbesitzer in grösseren Geschäftshäusern Co-Working-Spaces. So auch wir. Das hat für alle Mietenden Vorteile. Beispielsweise bei Konferenzräumen, die Firmen nur wenige Male im Jahr brauchen. Dadurch haben sie weniger ungenutzte Büroflächen und geringere Mietkosten.» Auch bei Expansionsplänen seien Co-Working-Spaces geeignete Übergangslösungen, ergänzt Stahl: «So können Firmen einen Standort testen, ohne in ihn zu investieren.» Erweise sich die Lokalität langfristig als vorteilhaft, sollten Betriebe aus Kostengründen jedoch eigene Büros mieten.

Dass Arbeitgebende eher an bestehenden Büroräumlichkeiten festhalten, statt sie zu verkleinern oder aufzugeben, bejahen Piffaretti, Benz, Ehm, Stahl und Schläpfer. Entscheide sich eine Firma dennoch für einen Büroumbau, solle sie die Nutzung zuvor analysieren, ergänzt Ehm. «Verstehen Arbeitgebende, wie Mitarbeitende von vorhandene Büros Gebrauch machen, können sie Meetingräume, Einzelbüros und geplante Flächen besser gestalten oder einsparen.» Ob einsparen oder umgestalten: «Büros sollten zur Zusammenarbeit motivieren», sagt Patrick Benz. Etwa durch Gemeinschaftszonen für Meetings, Rückzugsorte oder Workshop-Bereiche.

Spitzenauslastung vermeiden

Mit schwankenden Büroauslastungen lässt sich unterschiedlich umgehen: «Wer diese kennt, kann ruhigere Tage für Besuchstage nutzen oder Workshops und Schulungen durchführen», sagt Sabine Ehm. Einsparungen erzielen Firmen, indem sie verschiedene Prozesse anpassen: Etwa, welche Räume wann klimatisiert werden, wo und wann geputzt wird oder wie viele Gerichte die Kantine zubereitet. Um kurzfristig Stosszeiten zu vermeiden, sollten Firmen von 8-to-5-Schemen abrücken, empfiehlt Patrick Benz. Würden Büroflächen längere Zeit nicht genutzt, können sie zudem über ein Portal wie maison.ooo vermietet werden, sagt Stahl: «Dadurch senken Firmen ihre Mietkosten und bieten Jungunternehmen eine Zwischennutzung.» Wichtig sei, dass Mieter und Vermieter zusammenpassen. «Einer Grafikerin würden wir beispielsweise keinen Platz in einem Callcenter, sondern in einem Atelier vermitteln.» Bürotische für einzelne Tage zu vermieten, geht ihm jedoch zu weit: «Jeden Tag neue Leute im Büro zu haben, schafft Ablenkung und Unruhe sowie ein grosses Sicherheitsrisiko.»

Entscheide sich ein Unternehmen für eine kurz- oder längerfristige Untervermietung, sei der Aufwand nicht zu unterschätzen, gibt Piffaretti zu bedenken: «Für die gemeinsame Nutzung müssen Regeln bestimmt werden, um die Vertraulichkeit von Firmendaten sowie den Datenschutz zu gewährleisten.» Das ist auch Sabine Ehm ein Anliegen. Hinzu käme noch die Zugangskontrolle. «Befinden sich die zu vermietenden Büroflächen in abgetrennten Gebäudebereichen, gelingt das am einfachsten.»