Wie Outsourcing wirklich Entlastung bringt

Die Möglichkeiten, die interne HR-Abteilung durch ein gezieltes Outsourcing von Aufgaben und Prozessen zu entlasten, haben in den vergangenen Jahren stets zugenommen. Welche Aspekte müssen berücksichtigt werden, wenn das betriebsinterne HR-Team entlastet und Aufgaben erfolgreich ausgelagert werden sollen?

Von allem zuviel: Outsourcing kann administrative Entlastung bringen oder bei konzeptionellen Aufgaben unterstützen (Bild: Archiv).

Die Aufgaben einer HR-Abteilung eines Unternehmens mittlerer Grösse sind äusserst vielfältig. Sowohl die Personalgewinnung, die Personalbetreuung, die Personaladministration als auch die Initiierung von HR-Projekten und die Rolle als strategischer Sparringpartner für die Geschäftsleitung gehören zum Pflichtenheft des HR-Teams. Diese grosse Bandbreite an Aufgaben stellt das meist kleine HR-Team vor Herausforderungen. Outsourcing ist da eine gute Alternative. Folgende Punkte sollen helfen, den Prozess gut zu planen und für Erfolg zu sorgen.

Den eigenen Leistungsauftrag klären

Bei vielen Unternehmen steht die Erledigung operativer Aufgaben wie die Personaladministration, die Rekrutierung oder die Lohnverarbeitung im Vordergrund. Zentrale Aufgaben wie die Wahrnehmung einer aktiven Rolle als Sparringpartner, die nebst der Erbringung der bereits erwähnten klassischen Personaldienstleistungen auch andere, strategische Personalaufgaben wie die Begleitung von Veränderungsprozessen, die Neuausrichtung der Belegschaft oder kritische Führungsthemen beinhaltet, gehen im Daily Business oft unter. Die erforderlichen Freiräume zur Wahrnehmung eines fortschrittlichen und proaktiven HR-Managements können meist nicht geschaffen werden. Ein klares Bekenntnis der Unternehmensleitung, welcher Leistungsauftrag seitens HR erwartet wird, ist erforderlich, um die Aufgabenbereiche gut abzustecken und mögliche Outsourcing-Schwerpunkte zu formulieren und festzulegen. Das Thema Outsourcing von HR-Aufgaben sollte dementsprechend nicht isoliert betrachtet werden, sondern in der Organisationsplanung um die strategische Ausrichtung der HR Abteilung eingebettet sein.

Analyse der interne Ressourcen und Fähigkeiten

Eine Analyse der aktuellen internen Ressourcen ist eine wichtige Ausgangslage, wenn über ein Outsourcing von HR-Aufgaben nachgedacht wird. Welche Fähigkeiten sind in der internen HR-Organisation vorhanden respektive welche Aufgaben können weiterhin am kompetentesten intern wahrgenommen werden? Sind aktuelle HR-Fachleute von administrativen Teilaufgaben freizuschaufeln, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können? Sind Freiräume für strategische Aufgaben zu schaffen oder ist eine Fokussierung auf die vorhandene administrative Rolle sinnvoll?

Auszulagernde Aufgaben definieren

Je nach internen Fähigkeiten kann die HR-Abteilung administrativ entlastet oder aber bei konzeptionellen Aufgaben unterstützt werden. Viele Unternehmen lagern ganze Prozesse wie beispielsweise die Lohnverarbeitung, die Administration der Pensionskasse oder die Abwicklung der Personaladministration aus. Häufig wird externe Unterstützung aber auch bei einzelnen Aufgaben wie der Erstellung von Zwischenzeugnissen, der Abwicklung eines Expats oder der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung oder sogar für Teilprozesse wie der administrativen Abwicklung des Rekrutierungsprozesses gesucht. Nicht alle HR-Bereiche eignen sich gleich gut zur Auslagerung. Schwierig wird es beispielsweise dort, wo firmeninternes Know-how erforderlich ist oder die Anbindung an ein ausländisches Mutterhaus gegeben ist.

Zeitplanung

Der Faktor Zeit spielt sowohl in der Planung als auch in der Umsetzung eines Outsourcing-Projektes eine wichtige Rolle. Sucht ein Unternehmen kurzfristige Unterstützung oder sollten Prozesse und Aufgaben mittel- bis langfristig abgegeben werden? Je umfangreicher und komplexer die auszulagernde Tätigkeit ist, desto länger sollte der dafür angedachte Zeithorizont sein. Ansonsten stehen Kosten und Nutzen in keinem Verhältnis zueinander. Des Weiteren ist auch genug Zeit für den Übergabeprozess einzuplanen.

Wahl des richtigen Outsourcing-Partners

Spezialisierte Outsourcing-Schwerpunkte wie die Abwicklung von Expatriates, ein komplexes Arbeitsbewilligungsverfahren, die Durchführung eines Führungscoachings oder die Übernahme der Pensionskassen-, Personal- oder Saläradministration erfordern unterschiedliche Anforderungsprofile und sind selten bei einem einzigen Anbieter zu finden. So gilt es also, einen Anbieter zu wählen, der im auszulagernden Gebiet über das grösstmögliche Know-how verfügt.

Gestaltung einheitlicher Prozesse

Bei einer Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner müssen einheitliche HR-Prozesse geschaffen und konsequent angewendet werden. Um eine optimale und effiziente Dienstleistung zu gewährleisten, arbeiten vor allem Outsourcing-Partner mit administrativem Schwerpunkt mit festgelegten Abläufen, Formularen und Prozessen. Eine effiziente Zusammenarbeit entsteht dann, wenn sich beide Firmen konsequent an den festgelegten Prozess halten.

Professionalierung durch HR-spezifische Software

In vielen Unternehmen wird eher in andere Aktivitäten als in eine effiziente HR-Software investiert. Ein Outsourcing kann nebst der internen Arbeitsentlastung und der Professionalisierung der gewählten Dienstleistung auch den Zugang zu einer entsprechenden professionellen Software ermöglichen. Durch eine sorgfältige Analyse, welche Software für die Grösse des jeweiligen Unternehmens und für die Mehrheit der Aufgaben unterstützend wirkt, ermöglicht es, bei einem Outsourcing gleich auch einen Technologie-Sprung zu realisieren.

Einhaltung der Datensicherheit

Bei der Auslagerung von HR-Aufgaben muss dem Datenschutz höchste Beachtung geschenkt werden. Die volle Datensicherheit und ein optimaler Zugriffsschutz müssen gewährleistet sein. Es müssen klare Berechtigungsstrukturen definiert und mit dem Outsourcing-Provider Vertraulichkeitsvereinbarungen eingegangen werden. Zugleich ist darauf zu achten, wo und wie der Outsourcing-Provider seine elektronische Datenablage organisiert. Werden beispielsweise die Rechenzentrumsdienstleistungen in der Schweiz oder aus dem Ausland bezogen? Bei einem Outsourcing muss also die gleiche Sicherheit wie bei der internen Abwicklung der Aufgaben garantiert sein.

Kündigungsmöglichkeiten

Eine umfassendere Auslagerung von Prozessen ist häufig mit der Vereinbarung einer festen Laufzeit und einer Kündigungsfrist verbunden. Der Outsourcing-Provider hat sich entsprechend organisiert, hat Ressourcen an ein Projekt gebunden und ist entsprechende Fixkosten eingegangen. Nichtsdestotrotz muss die Möglichkeit bestehen, einen Vertrag in absehbarer Frist beenden zu können und die ausgelagerten Salär- und Personaldaten wieder vollumfänglich ins Unternehmen integrieren zu können.

Optimales Preis-Leistungsverhältnis

Bei einem Outsourcing müssen die Kosten sauber gegenüber gestellt werden. Falls die konzeptionellen Fähigkeiten innerhalb des Teams nicht vorhanden sind, ist der Einkauf von entsprechender externer Fachkompetenz vermutlich mit Mehrkosten verbunden, die durch einen erfolgreichen Projektabschluss jedoch aufgewogen werden. Ebenso verhält es sich bei der Auslagerung von administrativen Aufgaben, welche dem HR-Team neue Kapazität für wertschöpfende und strategische HR-Themen freisetzen kann. Was ist einem Unternehmen die professionelle Bearbeitung eines Sonderthemas wert? Wie viel Zeit und Ressourcen werden eingespart, wenn administrative Aufgaben ausgelagert werden und sich die interne Personalfachkraft auf wertschöpfende HR-Arbeiten konzentrieren kann?

Regelmässiger Kontakt zum Outsourcing-Partner

Und zu guter Letzt muss der Kontakt zwischen interner HR-Abteilung und externem Service Provider gut und angenehm sein. Es muss ein regelmässiger Austausch stattfinden, Themen sollten proaktiv platziert werden, damit sie bei der Planung auch berücksichtigt werden können. Für eine HR-Abteilung ist die Auslagerung auch ein innerbetrieblicher Prozess. Abläufe und Aufgaben, welche bis anhin in die volle Verantwortung der HR-Abteilung fielen, werden durch externe Personalfachkräfte wahrgenommen. Die Linienverantwortlichen erhalten unter Umständen eine neue Kontaktperson und das interne HR-Team muss diese neue Dynamik innerhalb des Unternehmens als Bereicherung annehmen können.

Text: Annette Corona

Annette Corona ist Geschäftsführerin und Consultant der HC Solutions GmbH. Das Start-Up wurde im August 2012 gegründet und unterstützt kleinere und mittlere Unternehmen mit massgeschneiderten Outsourcing-Lösungen in allen Bereichen des Personalmanagements. Annette Deflorin-Corona verfügt über 15 Jahre Erfahrung als HR-Fachfrau und HR-Manager in internationalen Unternehmen diverser Branchen.

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