Une feuille de route pour réussir l’implémentation de vos processus RH

A peine la Direction générale de la banque a-t-elle avalisé l'achat et l'implémentation d'un nouveau système informatique pour les ressources humaines (SIRH), voilà que les questions fusent. Quand pourrons-nous disposer de la gestion prévisionnelle des postes et des effectifs? Sera-t-il possible d'élaborer le budget des charges du personnel en automne 2008 et d'en suivre la consommation journalière en 2009? On le voit bien: décider de passer ses processus RH en mode informatique est une chose, sélectionner le bon outil et l'implémenter en est une autre... 

Face à une multiplication des offres, à des solutions visuellement très attractives et à des démonstrations convaincantes, le risque est de privilégier l'excellence technique. Mais la réalité des projets RH est bien plus concrète et doit s'affranchir des aspects purement cosmétiques du produit pour mieux considérer les critères tels que la qualité de l'intégrateur (le prestataire de service), la pérennité du produit, la qualité du support une fois le SIRH installé, son introduction dans l'architecture actuelle, ses possibilités d'interfaçage, sa facilité d'utilisation, sa flexibilité, son acceptation/rejet dans l'entreprise, sans en oublier les coûts (qui peuvent varier entre quelques dizaines de milliers de francs et plusieurs millions) et son ROI (Return on investment). 

La sélection finale de l'application SIRH à implémenter est une des premières décisions importantes du DRH. Car ce choix va profondément impacter les méthodes de travail et conditionner le modus operandi de la société durant plusieurs années. 

La DRH et les acteurs du projet, un ensemble «d'ingrédients» à bien maîtriser

Une fois l'outil sélectionné, l'introduction de cette nouvelle matrice dans l'organisation va mettre en relation divers acteurs dont voici les plus importants: 

• Un intégrateur, appelé également prestataire de service extérieur. Pour les petites applications SIRH, l'éditeur et le prestataire ne font qu'un.
• Du côté interne à l'entreprise: le DRH et son service (maîtrise d'ouvrage), la direction des systèmes d'informations (DSI / le maître d'œuvre), et la Direction Financière (DFI) avec lesquels le DRH (la maîtrise d'ouvrage) devra travailler en très étroite collaboration durant le projet.
• Selon la complexité et les budgets en jeu, le DRH peut s'entourer d'une assistance à la maîtrise d'ouvrage (société de conseil extérieure spécialisée dans la sélection et la conduite de projets SIRH).

De nos jours, bien que la gestion de projets informatiques se soit considérablement affinée, les études de marché indiquent que 40 pour cent d'entre eux n'aboutissent jamais! De ceux qui aboutissent, seul 50 pour cent répondent au cahier des charges initial... 

Les étapes clés et quelques conseils pour les franchir sans encombre

Pour éviter ce genre de scénario, voici une feuille de route inspirée de nombreux cas pratiques. Pour faciliter la compréhension de ces étapes clés, nous tirons un parallèle avec la construction d'une résidence. 

En premier lieu, il s'agit pour le DRH de sélectionner avec soin un architecte (le responsable de projet SIRH). Ensemble, ils pourront élaborer les plans de la future bâtisse et la feuille de route pour sa réalisation. 

A ce stade intervient la sélection des matériaux de construction pour la nouvelle solution SIRH. L'architecte prendra soin de présélectionner les matériaux convenant à la réalisation de l'édifice pour ensuite en présenter les qualités/avantages/inconvénients de chacun d'entre eux au DRH qui pourra opérer la sélection finale.

La sélection d'un matériau conditionne souvent le corps de métier/artisan (l'intégrateur dans le projet SIRH), qui possède l'expertise pour réaliser le travail. Lors de cette phase de sélection des matériaux, l'expérience de l'architecte sera également précieuse pour évaluer/sélectionner les corps de métier compétents. Il en va de même pour le projet SIRH. Lorsque le DRH porte son choix final sur une application SIRH, l'éventail des intégrateurs compétents/expérimentés pour réaliser l'ouvrage sera plus ou moins étendu. Généralement, la réalisation de l'édifice comporte son lot d'impondérables: une météo défavorable, des livraisons retardées, un produit de qualité inappropriée, des prestataires de service aux compétences limitées, etc. 

Durant toutes les phases du projet SIRH: analyse, cadrage, développement, test, implémentation... Le DRH sera sollicité à s'exprimer sur des choix fonctionnels et techniques. Certaines de ces décisions ont des effets à retardement (plusieurs mois voire années) avec pour conséquences de lourds impacts fonctionnels et/ou financiers.

D'où le soin tout particulier que le DRH prendra à la sélection des acteurs notamment avec la direction de projet SIRH, ainsi qu'avec l'intégrateur. Rappelons que c'est sur ce dernier que repose la délicate mission d'effectuer les paramétrages informatiques dans l'application SIRH en fonction des besoins exprimés par le métier RH (la maîtrise d'ouvrage). 

En terme de gouvernance de projet, selon l'importance, la complexité et les budgets impliqués, il est de mise de s'entourer d'une société de conseil extérieure dont la mission est de procurer une assistance neutre à la maîtrise d'ouvrage (directement aux côtés du DRH ou auprès de la direction de projet SIRH). La pratique démontre que les acteurs en présence sont soumis à des contraintes et à des objectifs (parfois)  divergents. Il s'avère donc utile pour le DRH de disposer d'un avis extérieur neutre. Spécialement lors d'arbitrages délicats qui traitent des aspects techniques et   fonctionnels structurant avec de lourds impacts sur les délais et les coûts. 

Le DRH aura également le soin d'observer «l'harmonie» qui règne entre la direction de projet SIRH, la DSI, l'intégrateur et les utilisateurs finaux, sachant que la nature de ce type de projet est source de fortes tensions entre tous les acteurs.