Adopter ou faire évoluer son SIRH en 2023

Le SIRH (ou système d’information RH) représente le squelette technologique et informationnel qui supporte les activités de gestion des ressources humaines. Dans sa version traditionnelle, le SIRH se focalise sur les aspects administratifs en étant le lieu de stockage informatique des données RH. Le SIRH peut aussi offrir des fonctionnalités plus avancées directement en lien avec l’intégration de certains processus RH (p. ex. la gestion du temps et de la rémunération en tête de liste). Au fil du temps, le SIRH s’est transformé en un système davantage stratégique et centré sur les salariés (aussi nommé HCM – human capital management). Vous vous demandez peut-être comment adopter ou faire évoluer votre SIRH pour en exploiter le plein potentiel. Nous partageons ici quelques points pouvant structurer une réflexion sur le sujet.

1. Diagnostic des besoins et des impacts

Avant toute chose, il est essentiel de questionner la finalité poursuivie par le SIRH: celui-ci répond-il à un besoin bien identifié au sein de l’organisation? Va-t-il permettre d’effectuer les activités RH avec davantage de précision, une meilleure efficacité et efficience? Une analyse des besoins est fondamentale afin de déterminer les fonctionnalités principales dont devrait disposer le SIRH ou qui devraient être ajoutées au SIRH existant. Un autre point à garder à l’esprit est l’impact du SIRH sur les processus de GRH: est-ce qu’une adaptation ou une redéfinition des processus RH est requise pour que le SIRH fonctionne? Finalement, une analyse des opportunités et des défis liés à l’implantation du SIRH est nécessaire pour l’ensemble des processus concernés. Il est également nécessaire de garder une vue d’ensemble et de se poser la question de l’homogénéité du système d’information global de l’organisation, notamment en lien avec les aspects de sécurité et de protection des données.

2. Choix de l’outil et dilemmes liés aux fournisseurs

Un élément fondamental est celui des coûts occasionnés par l’implantation ou le développement d’un SIRH. En fonction de certains choix (SIRH standard versus personnalisé, SIRH hébergé sur un serveur local versus hébergement cloud), les implications financières seront différentes. Quand la personnalisation peut permettre d’optimiser le SIRH pour l’organisation, elle va occasionner d’importants coûts de développement et de maintenance, mais aussi des formes de dépendance envers des fournisseurs et consultants externes. De la même manière, l’hébergement local du SIRH représente un investissement initial conséquent et des frais de maintenance récurrents, tandis qu’un hébergement cloud peut poser d’autres questions, notamment liées aux frais d’abonnements. En sus des frais logiciels et matériels, il est important de tenir aussi compte des coûts liés aux utilisateurs, notamment en matière de formation. A contrario, il est aussi nécessaire d’évaluer les économies réalisées avec le SIRH (utilisation de moins de ressources). En fonction de ces divers aspects, il est possible d’effectuer une étude de marché pour choisir le SIRH le plus adapté aux besoins de l’organisation et le bon fournisseur.

3. Planification de l’implantation

L’implantation ou l’évolution d’un SIRH représente un chantier d’ampleur requérant la participation de nombreux acteurs. En ce sens, il est nécessaire de planifier avec soin la gestion de projet et ne pas sous-estimer l’impact sur les utilisateurs de l’implantation ou du développement du SIRH, quels qu’ils soient. Même si l’implantation va principalement concerner les acteurs des RH (avec notamment des enjeux de compétences précédemment mentionnés), les autres membres de l’organisation vont également être amenés à utiliser le SIRH. Cette utilisation représente de potentiels avantages (p. ex. amélioration de l’expérience employé-e) et d’éventuels défis (p. ex. refus d’utilisation). Il est donc important de savoir anticiper ces impacts pour être en mesure de limiter les résistances et de parvenir à maximiser les bénéfices du SIRH.

4. Évaluation et évolution

Pour terminer, il est fondamental d’évaluer le SIRH. Nous suggérons de se baser sur les quatre cadrans du balanced scorecard (perspective financière, perspective processus internes, perspective utilisateurs et perspective apprentissage organisationnel) pour avoir une évaluation globale du SIRH. Cette évaluation doit permettre, le cas échéant, d’effectuer des ajustements nécessaires. Ces quelques points permettent d’avoir une vision globale des enjeux liés à l’implantation ou au développement du SIRH tout en démontrant l’étendue du chantier que cela représente. Ainsi, une recommandation finale est, comme pour toute tâche d’ampleur, de s’assurer d’être bien accompagné dans l’aventure, par une équipe de gestion de projet compétente et des partenaires de confiance.