Cinq prestations RH à externaliser, les conseils et les bonnes pratiques

Salaires/administration

L’externalisation de la gestion des salaires est emblématique de l’outsourcing RH. Il s’agit là d’une prestation administrative complexe qui se répète de mois en mois. La plupart des multinationales externalisent les salaires dans un Shared Services, basé dans un pays tiers où la main-d’œuvre est moins chère (Pologne, Bulgarie, Espagne). 

Mais la pratique est égale-ment très courante dans les PME et les sociétés de taille moyenne. Le fournisseur externe sera une fiduciaire ou une société spécialisée dans la gestion des salaires (Ernst & Young, KPMG, PwC par exemple). La décision d’externaliser la gestion des salaires reste cependant propre à chaque entreprise. 

L’avantage le plus couramment cité est la qualité de la prestation fournie. Tous les DRH le savent: une erreur de quelques francs sur un bulletin de paie peut rompre une relation de confiance pendant plusieurs mois, voire des années. L’outsourcing des salaires permet également de répondre aux exigences légales en matière d’assurances sociales, un casse-tête qui est en constante évolution. 

La FER de Genève a récemment mis en place un modèle innovant. Cet exemple illustre également la tendance actuelle d’élargir le périmètre externalisé autour de la paie vers d’autres prestations administratives (gestion du temps, maladie, absences).

Formation et développement

L’externalisation de la formation est une pratique courante en Suisse romande. Le CRPM de Lausanne est par exemple le fournisseur externe de toute la formation continue de Nestlé en Suisse. Le marché de la formation est vaste, il se regroupe sous la bannière de l’ARFOR (Association romande des formateurs). A noter que le portail internet Jobtic.ch vient de lancer une plate-forme qui regroupera à terme tous les acteurs de la formation continue en Suisse (www.jobticformation.ch). 

«Quelle est l’étendue de l’offre dans tel domaine? Cette formation est-elle reconnue par la Confédération? Quelles sont mes possibilités de perfectionnement? Où trouver une école près de chez moi? Cette institution a-t-elle actualisé ses prestations? A terme, notre site répondra à toutes ces questions et évitera au candidat des recherches fastidieuses sur le Net», détaille Marcel Fustier, directeur de Jobtic.ch. 

Pourquoi externaliser la gestion de l’organisation de sa formation?Selon Murielle Bernard-Girardin, ancienne responsable de la formation au Groupe Edipresse, qui a lancé en 2008 sa propre société de conseil en formation, Compétencielle, un des avantages de l’externalisation est sans doute d’accéder à un réseau de formateurs et de coachs de bonne qualité. 

«Un bon fournisseur externe connaît le marché, les tendances et les nouveautés. Comme c’est son cœur de métier, il pourra faire profiter l’entreprise mandataire de ce réseau». Deuxième avantage: un fournisseur externe maîtrise la mise en place d’un dispositif de formation, il dispose de tous les outils et pourra offrir une solution sur-mesure à son client. 

Coût de l’opération? Murielle Bernard-Girardin a cadré son offre de prix sur le salaire d’un responsable de formation en entreprise. Elle n’en dira pas plus. Elle facture ses prestations à l’heure, au forfait ou selon un contrat à temps partiel (jours par mois/année). «Le grand avantage d’une solution externalisée est que vous ne payez que ce que vous employez; cela vous offre de la souplesse dans une relation de partenariat tant ponctuel qu’à long terme. 

Pour un domaine aussi stratégique que la formation continue en entreprise, l’œil externe est un plus indéniable. Ceci vous permet d’obtenir les compétences d’un responsable de la formation professionnel sans les contraintes liées à un poste fixe», note Murielle Bernard-Girardin.

Prévoyance professionnelle

La prévoyance professionnelle est une prestation RH très souvent externalisée. Sauf pour les très grandes sociétés, comme Novartis, Nestlé ou UBS qui disposent de leur propre Fond de prévoyance ou les secteurs d’activité dont la Convention collective de travail (CCT) prévoit une caisse de pension pour toute la branche. 

C’est le cas notamment de l’hôtellerie-restauration et des services de l’emploi (secteur intérim). Mais si vous ne faites pas partie de ces deux catégories, il existe une assez large palette de modèles de prévoyance professionnelle. En principe, chaque entreprise est libre de créer sa propre institution de prévoyance. Mais elle doit évidemment en assumer la gestion. 

Les banques de taille moyenne (plus de 300 collaborateurs) optent en général pour une prévoyance propre. Notamment pour des raisons de confidentialité des salaires. Mais la plupart des entreprises confient la gestion de leur LPP à une société externe. Elles ont en général deux options. La première est de s’associer à une gestion collective, relevant d’une fondation collective ou commune hors assurance. 

Ce modèle permet même, en fonction de sa taille, d’avoir un mot à dire sur le modèle de gestion de la fortune de prévoyance. Le Centre patronal vaudois ou la Fédération des entreprises romandes à Genève offrent ce genre de solutions à leurs clients. 

La deuxième option est de s’associer à une collective d’assurance. La Fondation est alors entièrement réassurée auprès d’une compagnie d’assurance (SwissLife, Axa Wintherthur ou La Bâloise par exemple). 

Comment choisir? Selon David Pittet, Directeur général de Pittet Associés SA à Genève, ce choix va dépendre de plusieurs critères. «Le premier est celui du coût. Le type de solution choisie peut impliquer des frais de gestion assez variables. En principe, plus l’institution de prévoyance est grande, plus les frais de gestion seront bas. Mais ce n’est pas toujours le cas.

La deuxième option touche au positionnement de l’entreprise en matière de prévoyance professionnelle. Pour certains, la LPP est importante, ils souhaitent avoir un droit de regard dans le partenariat. Pour d’autres, peu importe la Fondation de prévoyance, seuls le coût et la conformité légale importent. 

Enfin, un choix peut également être le fruit d’une contre-affaire. Ce serait, par exemple, le cas d’une régie immobilière qui gèrerait les immeubles pour le compte d’une compagnie d’assurance et qui, en échange, accepte d’affilier ses collaborateurs à la Fondation collective de cet assureur.»

L’accueil des expatriés

Chaque année, de nombreuses sociétés internationales s’implantent en Suisse romande, souvent attirées par la position centrale de la Suisse en Europe, la fiscalité avantageuse et la qualité de vie. Avec elles, arrivent des centaines d’expatriés que les départements RH doivent soutenir dans leur intégration locale. 

La partie logistique de cette prise en charge (déménagement, démarches administratives) est très souvent externalisée à des sociétés de Relocation. Depuis le début de l’année, la Chambre vaudoise du commerce et de l’industrie à Lausanne (CVCI) et le Développement économique vaudois (DEV) ont lancé une plate-forme d’échanges destinée à soutenir les entités étrangères qui s’établissent en Suisse romande et leur département RH dans leur intégration à l’environnement local, notamment en ce qui concerne le choix des différents prestataires de services. 

Mis sur pied par Laetitia Tierny, ce réseau organise également régulièrement des «Welcome Day» pour les nouveaux arrivants des sociétés étrangères. «L’objectif est évidemment que ces entreprises réussissent leur intégration, trouvent des partenaires locaux et restent en Suisse», pointe Laetitia Tierny. 

«Comme l’accueil et les services d’intégration des expatriés et de leur famille sont très souvent externalisés, nous souhaitions offrir à nos membres une liste de fournisseurs de services (fiduciaires, courtiers, écoles, banques, entreprises de relocation, etc.) remplissant certains critères et offrant des garanties quant à la qualité de leurs prestations». 

Pour ce faire, International Link a rédigé une charte de qualité que signent ses différents partenaires. Outre ce réseau de prestataires, International Link propose des workshops, des activités pour les conjoints, des événements de réseautage avec des entreprises locales, des réunions entre professionnels RH, du support dans les contacts avec l’administration publique, des activités de lobbying et des rencontres avec la classe politique. 

Groupement géré par la CVCI, association privée à but non lucratif, International Link peut se targuer d’être neutre dans les conseils qu’elle offre à ses membres, tout en veillant à la qualité des prestations fournies. La cotisation de base annuelle pour une entreprise varie entre 500 et 5000 francs, selon la taille de la société, et inclut différentes prestations.

Le soutien social

Le soutien social aux employés est une autre prestation qui est souvent externalisée. La pratique permet d’offrir une prestation RH confidentielle à ses employés sur un sujet souvent très délicat. En Suisse romande, les deux fournisseurs externes principaux sont Movis et ICAS. 

Le groupe Manor a choisi le programme d’assistance aux employés de la société ICAS. Luciano Ponti, DRH de Manor explique les raisons de ce choix: «Les problèmes actuels ont tendance à être plus complexes qu’autrefois et la pression qui en résulte d’autant plus forte, il était primordial d’entreprendre quelque chose. Nous avons donc décidé de recourir à une aide externe fournissant des conseils professionnels concrets ainsi qu’un soutien émotionnel en cas de besoin.» 

ICAS met à disposition un numéro de téléphone, que les employés de Manor peuvent appeler 24 heures sur 24 en toute confidentialité. Trois quarts des appels et des entretiens personnels concernent des demandes ou préoccupations de nature privée. 

Luciano Ponti: «Au vu de l’évolution de notre société moderne, il fallait s’y attendre: séparations et divorces sont devenus plus fréquents, en même temps les problématiques liées aux dettes ou encore aux logements sont de plus en plus complexes.» 

L’employeur ne reçoit pas de rapports détaillés sur le contenu du service. Seules certaines informations anonymes seront données telles que le nombre d’appels, la durée de ces derniers ainsi que le domaine concerné - privé ou professionnel. Cette aide externe propose également un soutien pour toute thématique d’ordre pratique. 

La personne concernée ne doit bien sûr pas forcément se trouver dans un état psychique critique avant de faire recours au service. «Il est évidemment difficile de s’adresser à un supérieur avec des questions privées, surtout que cela risque d’aller au-delà de ses tâches professionnelles», conclut Luciano Ponti.