Un service de gestion des salaires séduit plus de 800 entreprises romandes

Genève, Bulle et le Jura l’ont adopté. Fribourg, Valais et Neuchâtel devraient suivre le mouvement. La Fédération des Entreprises Romandes (FER) a lancé il y a quelques années un service de gestion des salaires en ligne, qui est en train de faire tache d’huile en Suisse romande. A ce jour, plus de 800 entreprises utilisent le service des salaires de la FER. Destiné principalement aux PME et aux sociétés de tailles moyennes, ce service est facturé selon un forfait multiplié par le nombre d’employés, avec deux modèles possibles.

Destiné aux jeunes entreprises qui n’ont pas le temps pour les salaires

La version haut de gamme de la prestation (18 francs par collaborateur par mois) donne accès à une externalisation complète du processus de gestion des salaires. Ce service s’adresse à un segment de clientèle d’entrepreneurs qui n’a pas le temps et surtout aucune velléité à maîtriser la gestion des salaires. 

Ce sont en général des entreprises en démarrage qui souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier et réussir les défis difficiles de 

l’opérationnel. Dans cette configuration, les gestionnaires du service des salaires de la FER élaborent les fiches de salaires, et, à la demande du client, donnent les ordres de paiement, calculent l’impôt à la source et rédigent les rapports annuels et les tableaux de statistiques (voir le détail complet de la prestation ci-dessous). 

«Avec cette prestation, vous n’avez pas besoin d’avoir de compétences particulières en administration des salaires. Il faut simplement communiquer à son gestionnaire les informations nécessaires à l’établissement des salaires, notamment les entrées et sorties de salariés», note Olivia Guyot, directrice du Département Conseils et Prestations de la FER Genève. 

La version «spécialiste» du service (6 francs par employé par mois) donne l’accès au logiciel «e-salaireFER.ch». Ce service s’adresse à des personnes qui maîtrisent la gestion des salaires mais qui n’ont pas envie d’investir dans un logiciel propre, ce qui représente un investissement important. 

Les utilisateurs reçoivent une formation sur l’utilisation du logiciel et doivent ensuite intégrer eux-mêmes toutes les données. «Nous leur mettons à disposition un environnement administratif en ligne modulable. Ce n’est pas un service à la carte mais un outil facile à utiliser qui stocke toutes les données chez nous», note Olivia Guyot, qui ajoute que de plus en plus de fiduciaires conseillent à leurs clients de recourir à ce service, voire l’utilisent elles-mêmes. 

Le grand avantage du système proposé par la FER est qu’il intègre dans ses calculs les spécificités de cotisations patronales et d’assurances sociales, notamment celles découlant des différentes conventions collectives de travail en vigueur. A Genève par exemple, cela représente une dizaine de CCT. Une entreprise qui emploie des collaborateurs soumis à plusieurs CCT différentes évite ainsi de devoir affiner sa gestion des salaires à chaque contexte légal.

«Chaque branche prévoit des taux de déductions patronales et des exigences légales différentes. Ces mises à jour sont effectuées par la FER. Grâce à ce système, l’entreprise n’est plus astreinte qu’à nous annoncer les modifications individuelles la concernant. Cela économise des étapes et clarifie la situation», explique Olivia Guyot.

Transmission des données certifiée par Swissdec

Techniquement, le plus gros défi a été d’assurer la sécurité du système. Tout le développement de l’outil, ainsi que la réflexion sécuritaire de son environnement a été effectué par TI informatique à Sierre. Par ailleurs, le logiciel a été certifié Swissdec. Cette plate-forme de répartition permet les transmissions automatiques de données à plusieurs organismes tels que la SUVA par exemple. 

En plus du label Swissdec, la FER a engagé une société spécialisée dans la sécurité informatique pour simuler des attaques et vérifier la confidentialité du système. Pour aller plus loin, les concepteurs du logiciel souhaitent lui donner un accès sécurisé en recourant à la technologie de Swiss ID. A ce jour, près de 300 000 personnes disposent d’une clé d’identité Swiss ID en Suisse. 

«Cette technologie va permettre d’élever la sécurité des transactions sur le Web», assure Rémy Tzaud, directeur commercial chez TI Informatique à Sierre (canton du Valais). La Confédération suisse a d’ailleurs placé la sécurité du traitement administratif en ligne parmi ses priorités.

Gestion des absences et des données personnelles

Le succès rencontré par le service des salaires de la FER incite ses concepteurs à l’élargir à d’autres prestations RH de l’organisation. La prochaine étape serait de mettre au point un service de gestion des absences en ligne. L’outil permettrait aux entreprises de gérer elles-mêmes le planning de leur temps de travail, avec les vacances, congés maladies et accidents. 

Cette gestion se ferait via un portail sécurisé, avec mot de passe, voire une clé d’identité Swiss ID. Le grand avantage du système serait de centraliser toutes les données dans les serveurs de la FER. «Les entreprises pourraient ainsi tenir à jour leurs données sans devoir investir dans une infrastructure informatique lourde», note Olivia Guyot. 

Enfin, également à l’étude, un troisième volet du service devrait permettre la gestion du dossier personnel de chaque collaborateur. Seraient notamment stockés dans les serveurs de la FER, avec un accès sécurisé: CV, bilan de compétences, résultats des entretiens d’évaluation etc. 

«C’est encore trop tôt pour en parler concrètement, nuance Olivia Guyot, car il reste encore de nombreux obstacles techniques et juridiques à lever (notamment des questions de droit d’accès au logiciel). Mais au regard du succès que rencontre le service des salaires de la FER, notamment sa version «self-service» «e-salaireFER», nous souhaitons poursuivre sur le même chemin et permettre aux PME de Suisse romande d’externaliser la plupart de leurs tâches administratives via un portail en ligne sécurisé.»