Unbeschwert in die Pension

Grosse Unternehmen müssen sich regelmässig mit dem Übergang von Mitarbeitenden in die Pensionierung beschäftigen. Damit dies jeweils problemlos ablaufen kann, ist es wichtig den Prozess in einem Initialaufwand zu erarbeiten und sich auf bestimmte Schritte festzulegen. So ist das Vorgehen bei jeder bevorstehenden Pensionierung und für alle Beteiligten klar geregelt. Als Hilfestellung folgen Empfehlungen zur Prozessgestaltung in vier Schritten.

1. Informationen für zukünftige Pensionäre

Die Pensionierung bedeutet für die zukünftigen Pensionäre grosse Veränderungen, die wiederum Unsicherheit auslösen können. Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitenden gewisse Ängste abnehmen, indem er mehr als ein Jahr vor der Pensionierung Informationen im Intranet, in einer E-Mail oder einem Pensionierungsdossier zur Verfügung stellt. Beinhalten sollte das Dossier – unabhängig vom Format – folgendes:

• Allgemeine Informationen zur Pensionierung
• Übersicht des Pensionierungsablaufs
  Aufgaben des Mitarbeitenden
  Aufgaben des Arbeitgebers
• Informationen zu Vorbereitungsseminaren
• Informationen zur Altersvorsorge
• Liste von Ansprechpartnern
• Links zu externen Kontaktadressen
• Antworten auf häufig gestellte Fragen
• Übersicht der Pensionierungsvergünstigungen und –Angebote
• Weiterführende Links

2. Kontaktaufnahme

Kontaktschreiben

Ein Jahr vor der Pensionierung sollte der zukünftige Pensionär persönlich angeschrieben werden. Einerseits soll er nochmals  informiert werden, was ihn bis zur Pensionierung erwartet und was vom Arbeitgeber erledigt wird und andererseits darauf hingewiesen werden, dass das Unternehmen bei Fragen und Unsicherheiten stets zur Verfügung steht. Ausserdem wird der Mitarbeitende informiert, dass etwa ein halbes Jahr vor der Pensionierung ein persönliches Gespräch stattfinden wird. Dieses persönliche Schreiben ist eine sehr gute Möglichkeit, dem zukünftigen Pensionär gegenüber Interesse zu zeigen und ihm das Gefühl zu vermitteln, nicht abgeschoben, sondern geschätzt zu werden. Falls ein Mitarbeitender früher Kontakt wünscht, so kann er sich jederzeit an die Personalabteilung wenden.

Persönliches Gespräch

Das Gespräch findet zwischen dem Mitarbeitenden, dem Vorgesetzten und der Personalabteilung statt. Hier wird die Pensionierungsvereinbarung besprochen. Ausserdem wird erkundigt, wie das Befinden ist und ob in irgendeiner Form Unterstützung nötig ist. Zusätzlich legt man dem Pensionär dar, welche administrativen Schritte auf ihn zukommen werden und erklärt ihm den Pensionierungsablauf im Detail.

3. Pensionierungsvorbereitung

Die persönliche Vorbereitung auf die Pensionierung ist individuell und wird unterschiedlich gehandhabt. Dem zukünftigen Pensionär wird im Informationsdossier, im persönlichen Schreiben oder spätestens im Gespräch erläutert, welche Möglichkeiten es gibt, den Übergang in die Pension zu erleichtern:

• Besuch eines Seminars
• Studieren eines Ratgeber-Buches
• Intensive Befassung mit den eigenen Lebensträumen und Idealen
• Konsultieren von Finanzfachleuten und erfahrenen Pensionierten

4. Abschluss

Verabschiedung

Der Abschied von allen Mitarbeitenden und Vorgesetzten ist wichtig für einen gelungenen Übergang in die Pensionierung und sollte nicht vernachlässigt werden. Es ist nicht nur ein Abschied von den Menschen, sondern auch von Gewohntem: von Strukturen, Aufgaben und Zielen. Der Übergang ins Rentenalter ist voller gemischter Gefühle.

Austrittsgespräch

In einem letzten Gespräch wird der Pensionär gebeten ein Feedback zum gesamten Pensionierungsprozess zu geben und hat die Gelegenheit den Pensionierungsprozess zu beurteilen. Auf diese Weise lässt sich der Prozess für die Zukunft optimieren.

Wichtig für Mitarbeitende und Arbeitgeber

Die Bemühung um einen strukturierten Pensionierungsprozess lohnt sich für den Arbeitgeber in vielerlei Hinsicht. Der zukünftige Pensionär fühlt sich ernst genommen und erhält für seinen Einsatz im Unternehmen Anerkennung. Dies wiederum führt dazu, dass die Übergabe an seinen Nachfolger strukturiert, termingerecht und ohne Wissensverlust stattfinden kann. Ausserdem ist die Rollenverteilung allen Beteiligten klar, wodurch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen optimiert wird. In einem strukturierten Pensionierungsprozess werden Fehler vermieden und Abläufe verkürzt.