Les différents modèles de sous-traitance administrative

«Une start-up qui se trompe de stratégie est balayée dans les six mois», annonce d’entrée de jeu Jacques Blanc, directeur adjoint de BDO Visura à Lausanne. Cette société fiduciaire 
suisse, membre du groupe mondial BDO, s’est spécialisée dans le conseil aux PME et aux entreprises émergentes. Sa spécificité: une connaissance globale des défis posés aux petites sociétés en devenir. «Comme nos partenaires sont des patrons très occupés, nous nous efforçons de doubler notre savoir-faire spécialisé avec une vision d’ensemble du marché», poursuit Jacques Blanc. Un des facteurs clé de succès de toute start-up est de concentrer ses ressources sur l’activité première de la société et d’éviter la dispersion dans des tâches administratives et techniques. «Durant les premiers mois de vie d’une société, la tentation de faire du chiffre d’affaires pour engranger des liquidités est bien réelle. Mais cette tendance à vouloir «tout faire» est très dangereuse. Car dans une petite structure, les répercussions de cette mauvaise gestion des priorités sont très souvent fatales», prévient Jacques Blanc. Définir avec précision la stratégie permet d’attribuer les ressources de façon pertinente, qu’il s’agisse du conseil à la clientèle (pour une société de service par exemple) ou de la recherche et développement (dans le biotech notamment). Et du côté des investisseurs, la question de la stratégie est également primordiale. «Les financiers veulent parfaitement comprendre la vision afin de mieux apprécier la demande des marchés», indique Jacques Blanc. 

Une fois ces impératifs stratégiques clarifiés, les modèles d’évolutions sont variés. Jacques Blanc conseille en général d’outsourcer les contraintes administratives. Mais là encore, plusieurs cas de figure existent, suivant les compétences internes, les moyens financiers et les forces vives disponibles. Alors que certaines start-up sous-traitent la totalité des tâches administratives, certaines se contentent des salaires, des déclarations fiscales ou du reporting. Pour nous, une limite est essentielle: en tant que société de conseil, BDO Visura ne prend jamais de décisions à la place de sa clientèle: «Nous leur donnons les informations nécessaires. Mais une décision portant sur la gestion doit être prise par les sociétés.» Quelques modèles possibles.

Salaires. Les relations avec les assurances sociales et les caisses LPP ainsi que l’évolution de la loi (nouveau certificat de salaire, impôts à la source, collaborateurs à temps partiel et à multiples sources de revenu, rémunération des expatriés, cas de maladies et d’accidents, etc.) sont les principaux obstacles techniques qui concernent la gestion des salaires. L’avantage pour celui qui décide de sous-traiter ce poste est donc de se décharger de ces tracasseries qui peuvent engloutir beaucoup de temps pour le non-initié. «Aujourd’hui, avec la TVA, l’AVS est un des risques les plus importants pour les petites entreprises», observe Jacques Blanc. Il poursuit: «La rémunération n’est pas seulement une question de compétences. L’environnement dans lequel vit le collaborateur (famille à charge ou non par exemple) peut aussi rentrer en ligne de compte (sur ce sujet voir aussi le Dossier HRM sur la justice dans les organisations, ndlr)». A noter que pour des raisons de confidentialité, l’externalisation de la gestion des salaires offre plus de sécurité.»

Evolution du personnel. Là aussi, les modèles sont variés. Une société active dans le biotech prendra plusieurs années avant d’avoir un marché. Le recrutement de personnel sera donc ciblé sur quelques postes à haute valeur ajoutée. En revanche, une société de support informatique aura rapidement besoin de gonfler son personnel pour un travail de proximité avec sa clientèle. En règle générale, les sociétés de conseil fiduciaire  n’offrent pas de service de recrutement. «Nous préparons les dossiers et participons à la définition des postes à repourvoir. Mais les évaluations de CV et les entretiens d’embauche doivent être effectués en interne», indique Jacques Blanc.

TVA. Pour Jacques Blanc, un mauvais décompte TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est devenu un des risques majeurs de toute société. Commise plusieurs années de suite, une erreur de calcul TVA peut coûter très cher. «Le problème s’accentue quand vous avez des activités à l’étranger car il faut connaître les différentes réglementations internationales. Et, si vous faites une erreur une fois, le risque est grand que vous la répétiez les années suivantes», prévient Jacques Blanc. 
Reporting. Le soin porté à la gestion de la comptabilité varie sensiblement suivant les structures. C’est souvent l’investisseur qui va déterminer la qualité et la périodicité du bouclement des comptes. «Concernant le reporting, cela dépend des décideurs financiers. Certains exigent une photographie de la comptabilité réelle tous les mois», note Jacques Blanc. «Et la valeur ajoutée d’un patron n’est pas dans la réalisation des tableaux de reporting, mais bien dans leur interprétation, avec, pour objectif, la prise des bonnes décisions.»

Fiscalité. Encore un poste à complications. La fiscalité des entreprises, argument de choix des promotions économiques cantonales qui cherchent à attirer des entreprises sur leur sol, nécessite, elle aussi, des connaissances spécialisées. Sans rentrer dans les détails, Jacques Blanc souligne que la fiscalité d’une start-up concerne souvent autant les personnes que la société elle-même. «Un jeune patron qui démarre aura besoin d’être conseillé sur les différents modèles à sa disposition. Là aussi, le conseil que nous apportons va très souvent au-delà des simples considérations économiques de l’entreprise», conclut Jacques Blanc.